Где посмотреть объем битрикс диска

Опубликовано: 16.04.2024

Диск в Битрикс24 - это облачное хранилище для ваших данных прямо на корпоративном портале. Функционал Битрикс24 дает возможность объединять все данные в единой системе безопасно и с возможностью доступа в любое время и с любого устройства.

Мы разобрали все сильные стороны подобного хранилища, а также расскажем обо всех тонкостях в его использовании.

Основные функции Битрикс24.Диск

Облачное хранилище Битрикс дает возможность объединять все данные в одном месте и обладает широким функционалом.

Безопасность и конфиденциальность
Гибкая настройка прав доступа
Возможность работы офлайн
Простота интеграции со сторонними хранилищами
Быстрый поиск любых данных

Облачное хранилище обладает удобным интерфейсом, который связан со всеми другими инструментами CRM и корпоративного портала.

Общий, личный диск и хранилище данных

Облачное хранилище Битрикс делится на общий и личный диск, а также на групповые хранилища.

Основные отличия следующие:

Общее хранилище — рабочий диск организации, доступ ко всем файлам имеет каждый зарегистрированный в портале сотрудник. Удаление, просмотр и изменение каждого файлам настраивается согласно общей структуры и прав доступа.
Личный диск — персональное хранилище для каждого сотрудника. Доступ к хранимым данным имеет только сам пользователь и главный администратор портала. На личном диске каждый сотрудник может создавать собственную структуру для хранения файлов.
Групповые хранилища — отдельно для каждого проекта, рабочей группы или отдела компании выделяется закрытое хранилище для внутреннего файлооборота.

Чтобы перенести документ или папку из личного хранилища в общее, в контекстном меню требуется открыть общий доступ или создать публичную ссылку. Копировать элементы из общего онлайн-диска в личный не требуется.

Настройка Битрикс24.Диск

Чтобы полноценно использовать дисковое пространство в Битрикс24, требуется установить desktop-приложение. Для этого переходим в раздел «Windows» или «macOS», скачиваем и устанавливаем приложение.

После установки приложения на ПК, необходимо пройти авторизацию и подключиться к корпоративному порталу. Теперь файлы будут синхронизироваться между Битрикс и ПК при подключении к интернету или в случае их изменения онлайн.

По умолчанию данные сохраняются по адресу «\Документы\Bitrix24\». Чтобы изменить место сохранения можно в настройках «Изменить директорию» и указать новый адрес.

Объем места на диске

Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:

Тариф «Бесплатный» — 10 Гб.
«Задачи+», «CRM+» — 50 Гб.
«Команда» — 100 Гб.
«Компания» — неограниченно.

В коробочной редакции Bitrix также предоставляется возможность подключить собственный сервер для хранения данных.

Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.

В каждой компании есть документы и файлы, пользоваться которыми должны чуть ли не все сотрудники. Битрикс24 позволяет организовать коллективный доступ и работу над ними.

Загрузите файлы на Общий диск и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.

Как добавлять файлы и папки на диск?

Кликните кнопку Добавить в правом верхнем углу.

Загрузите файл с компьютера или добавьте новую папку на диск. Также вы можете просто создать новый файл с помощью Google Docs, MS Office Online, Office365 или ваших редакторов на компьютере.

Сортировка элементов диска

Для удобства работы настройте порядок и вид элементов на диске:

Укажите, по какому полю сортировать файлы и папки.
Выберите вид отображения элементов: список, мелкая и крупная плитка.

Настройка прав доступа

Для общих документов компании обязательно нужно настроить права доступа для разных сотрудников.

По умолчанию доступ к папкам и файлам установлен следующим образом:

Администраторы - Полный доступ;
Все сотрудники - Редактирование.

Вы можете настраивать доступ как к диску целиком, так и к отдельной папке или файлу.

Выберите нужного сотрудника, группу или целый отдел и укажите тип прав.

Что позволяют разные типы прав?

Чтение - разрешен только просмотр содержимого диска.
Добавление- разрешен просмотр и добавление файлов на диск.
Делиться - резрешено делиться с коллегами файлами через Общий доступ. Данное право использовать отдельно от остальных бессмысленно. Его лучше комбинировать с другими. Например, дать пользователю Иванову одновременно права "Чтение" и "Делиться".
Редактирование- разрешены все возможные действия, а также подключение папки к личному диску. Нельзя менять настройки и права доступа, а также удалять файлы из корзины.
Полный доступ - разрешены все возможные действия.

Подключение папки на личный диск

Чтобы работать с общей папкой через ваш личный диск, ее можно просто подключить к нему.

Количество доступного места для Общего диска зависит от редакции вашего Битрикс24.

Битрикс24 Диск — защищенное облачное хранилище корпоративного портала. Инструментарий облака позволяет объединить все данные в системе и обеспечить безопасный доступ к файлам с любого устройства.

В статье разберем все преимущества облачного диска Битрикс, а также рассмотрим тонкости его настройки и использования.

Основные функции Битрикс24.Диск

Облачное хранилище Битрикс позволяет объединить всю корпоративную информацию в одном месте. У встроенного хранилища обширный функционал. Основные преимущества онлайн-диска:

Безопасность и конфиденциальность — все данные шифруются по SSL-протоколу, что предотвращает риск взлома или утечки информации.
Гибкая настройка прав доступа — для каждого документа можно настроить уровни видимости, право на просмотр или изменение, поставить защиту на копирование и т. д.
Возможность работы офлайн — благодаря desktop-приложению для macOS или Windows с файлами можно работать даже без доступа к интернету. Все данные автоматически синхронизируются сразу при появлении сети.
Простота интеграции со сторонними хранилищами — при необходимости к облаку можно подключить Google Drive, Dropbox или OneDrive. При этом на Битрикс.Диск производится дублирование информации для защиты данных от утери.
Быстрый поиск любых данных — в облачном хранилище индексируются все форматы файлов, что позволяет быстро найти нужные заметки, документы, задачи или сообщения.

Кроме того, система имеет интуитивно понятный интерфейс и связана со всеми инструментами CRM и корпоративного портала.

Общий, личный диск и хранилище данных

Облачное хранилище Битрикс подразделяется на общий и личный диск, а также групповые хранилища.

Основные отличия следующие:

Общее хранилище — рабочий диск организации, доступ ко всем файлам имеет каждый зарегистрированный в портале сотрудник. Удаление, просмотр и изменение каждого файлам настраивается согласно общей структуры и прав доступа.
Личный диск — персональное хранилище для каждого сотрудника. Доступ к хранимым данным имеет только сам пользователь и главный администратор портала. На личном диске каждый сотрудник может создавать собственную структуру для хранения файлов.
Групповые хранилища — отдельно для каждого проекта, рабочей группы или отдела компании выделяется закрытое хранилище для внутреннего файлооборота.

Обратите внимание! Главный администратор портала имеет доступ ко всем файлам на всех разделах облака, а также может настраивать структуру, удалять или изменять документы без ведома пользователей. Просмотреть все изменения можно в истории версий.

Настройка Битрикс24.Диск

Объем места на диске

Размер хранилища напрямую зависит от тарифа Битрикс24 — в онлайн-версии продукта объем следующий:

Тариф «Бесплатный» — 10 Гб.
«Задачи+», «CRM+» — 50 Гб.
«Команда» — 100 Гб.
«Компания» — неограниченно.

Важно! Посмотреть сколько осталось места в облаке может только администратор корпоративного портала.

Увеличить пространство облака можно при переходе на старший тарифный план. Также можно подключить стороннее хранилище Google Drive, Dropbox или OneDrive, или провести очистку от ненужных файлов.

Как очистить место на диске?

Хранимые данные в облаке подразделяются на 2 категории: рабочие файлы и база данных корпоративного портала. Чтобы очистить пространство в облаке можно:

Проверить общее хранилище и удалить старые документы, записи телефонии или переписки в чатах.
Удалить в личном диске файлы, автоматически сохраняемые системой.
Провести анализ дисков каждого сотрудника, групп и проектов, и очистить дублированные или старые версии документов.

Удалить любой элемент в личном диске можно с помощью контекстного меню — необходимо перейти к параметрам файла и выбрать команду «Удалить».

Рядовой пользователь в общем доступе может удалять документы, добавленные лично им — стереть чужие файлы не получится. При этом файлы можно сразу удалить безвозвратно, либо перенести в корзину.

Обратите внимание! Чтобы освободить пространство в облаке требуется обязательно очистить корзину.

Битрикс24 предоставляет пользователям широкие возможности хранения и организации данных, совместной работы с документами, поиска и обмена файлами между сотрудниками компании, закрепления документов за отделами, задачами и проектами с настройкой разных прав доступа к ним. Все современные преимущества облачного хранилища представлены в разделе «Диск».

Благодаря функционалу Диска пользователи могут:

Создавать папки и файлы;
Загружать документы и целые папки с данными на диск;
Настраивать синхронизацию данных с локальным компьютером или другим устройством;
Настраивать права доступа к папкам;
Редактировать документы в режиме совместного доступа;
Удалять и восстанавливать файлы;
Делиться ссылками на документы в комментариях, в живой ленте, в задачах или в чате;
Осуществлять поиск нужных документов по диску через поисковую строку;
Просматривать историю изменения документов и осуществлять возврат к предыдущей версии и др.

Структурированность и интуитивно понятный интерфейс диска не требует от персонала специальных знаний и позволяет быстро и эффективно настроить портал под корпоративные задачи.

Виды дискового пространства в Битрикс 24 Диск

Битрикс24 позволяет использовать несколько логических вариантов дискового пространства: общий, личный диск сотрудника и хранилище данных, привязанное к группе или отделу. Каждый вид можно использовать для решения разного рода задач, настраивать права доступа для пользователей и возможности совместной работы с документами.

Общий диск Битрикс 24

Общее хранилище данных компании предназначено для файлов и документов организации, доступных всем сотрудникам, подключенным к системе.

Кнопками на основной панели раздела пользователи портала могут:

Создавать новые папки разных уровней вложенности;
Загружать готовые документы;
Создавать документы, таблицы и презентации, работая непосредственно в браузере, благодаря интеграции системы с Google Docs и MS Office Online.

Администратор портала имеет возможность настроить права доступа к диску или его отдельным папкам. Для этого в меню «Настройки» в закладке «Диск» необходимо выбрать функцию «Настройка прав» и установить для каждого пользователя свои права доступа.

Возможны следующие настройки прав:

Чтение – позволяет видеть содержимое хранилища;
Добавление – дает права просматривать и добавлять файлы на диск;
Редактирование – разрешает подключить данные к личному диску и открывает все возможности изменения на диске;
Полный доступ – разрешает все доступные действия.

Дополнительно к этим правам может быть открыта возможность делиться с другими пользователями файлами диска через общий доступ.

Поиск по Bitrix24 Диск

Если нужно быстро найти любой документ, задачу или сообщение, достаточно ввести слово в поисковую строку в шапке страницы. Система покажет все объекты, содержащие это понятие. По мере ввода слова в поисковую строку, выдаются подсказки, из которых удобно сразу выбирать интересующий вопрос.

Кроме этого, в отдельных разделах есть возможность фильтровать объекты и искать только среди выбранных. Например, в «Задачах» можно выбрать задачи со статусом «В работе» и искать только среди них.

Отделы и задачи

Для каждой созданной группы и задачи в Битрикс24 автоматически формируется свой раздел «Диск». Здесь сотрудники могут размещать файлы, относящиеся к конкретным проектам, задачам, подразделениям. Права доступа к диску отдела или задачи настраиваются администратором группы или создателем задачи аналогично общему диску.

Так же, как и в общем диске, ссылки на документы можно оставлять в комментариях, живой ленте группы, прикреплять непосредственно к задаче, отправлять по почте. Все пользователи, для которых открыт доступ к диску группы или задачи, получают автоматические оповещения о сохранении сотрудником нового файла или редактировании уже имеющегося.

Система автоматически сохраняет предыдущие версии отредактированных файлов, что очень важно при коллективной работе – всегда можно проверить, кто внес изменения или вернуться к наилучшему варианту.

Мой диск

Раздел «Мой диск» является персональным хранилищем файлов, закрепленным за каждым сотрудником. В этом разделе для пользователя поддерживаются следующие функции:

Создание собственной структуры папок;
Загрузка файлов и создание документов непосредственно в браузере;
Настройка общего доступа к диску для отдельных пользователей.

По умолчанию в этот раздел попадают все файлы, которые пользователь загружал на портал, например, в комментарии или задачи; файлы портала, под которыми сотрудник нажал кнопку «Сохранить на Битрикс24.Диск»; созданные сотрудником файлы, например, в календаре, комментариях, задачах и группах. Эти документы сохраняются в автоматически создаваемые системные папки: соответственно «Загруженные файлы», «Сохраненные», «Созданные мною».

Сотрудник может создать собственную, удобную для него, структуру папок в своем хранилище данных через основную панель раздела, а также подключать к нему общий диск Битрикс24 в том случае, если владеет правами редактирования.

Возможности и настройка десктопной версии Битрикс24.Диск

Битрикс24.Диск является частью десктопного приложения корпоративного портала Битрикс и позволяет работать с файлами и папками, хранящимися на портале с любого устройства, синхронизировать данные между всеми используемыми устройствами, организовать совместную работу с файлами общего и личного диска портала, отслеживать историю работы над документами.

Использование Битрикс24.Диск значительно упрощает совместную работу с документами, сокращает время на рассмотрение и согласование версий документов, упрощает удаленную работу с данными.

Установка и настройка Битрикс24.Диск

Для использования функционала Битрикс24.Диск должна быть установлена десктопная версия приложения, установку которой вы можете произвести прямо с вашего портала Битрикс24.

Чтобы подключить Битрикс24.Диск следует активировать кнопку «Подключить» в одноименной закладке приложения. Автоматически все файлы с диска портала будут загружены в папку \Мои Документы\Bitrix24\. После активации диска все обновленные и вновь созданные на локальном компьютере файлы в свою очередь будут отправляться на диск портала в автоматическом режиме. Адрес сохранения файлов можно изменить через функцию «Изменить директорию» в этой же вкладке программы.

Синхронизация данных через Битрикс24.Диск позволяет решать разнообразные задачи в работе с документами:

При создании файла в выбранной папке на компьютере копия файла автоматически загружается на портал и становится доступна для просмотра подключенным пользователям;
Все изменения, вносимые в документ на локальном компьютере, сразу отражаются на диске портала;
Пользователи, получившие ссылку на документ, сохраненный в Битрикс24.Диск, будут получать новую версию файла при каждом обновлении;
При подключении к Битрикс24.Диск нескольких локальных устройств изменения будут синхронизироваться автоматически между всеми устройствами.

Место в облачном хранилище

Удобство и широкий функционал Битрикс24 позволяет практически полностью отказаться от локальных хранилищ файлов. Тарифные планы Битрикс24 различаются местом выделенного дискового пространства.

На бесплатном тарифе «Проект» объем хранилища составляет всего 5 Гб и подойдет больше для личного использования, чем для корпоративных целей. По тарифам «Проект+» и «Команда» на портале будет зарезервировано 24 и 100 Гб места соответственно.

Оставшееся свободное пространство облачного хранилища можно увидеть в разделе «Мой тариф», выбрав закладку «Мой Битрикс24». Для этого нужно обладать правами администратора на портале. Здесь объем диска будет разделен на три составляющих:

Занято базой данных;
Занято другим;
Ссвободного места.

Под базой данных подразумеваются все созданные на портале задачи, все CRM-объекты, письма, события и т.д. Объем хранилища с пометкой «занято другим» - это все занятое пространство диска, в том числе личных хранилищ данных и диска рабочих групп. Именно этот объем, как правило, можно освободить от уже ненужных файлов.

Для увеличения свободного места рекомендуется:

Проверить раздел «Общий диск». Удалить ненужные файлы из веб-переписки и записи телефонии;
В разделе «Мой диск» очистить системные папки от лишних автоматически сохраненных файлов;
Выбрав отдельного сотрудника, зайти в его раздел «Мой диск» и удалить неактуальные файлы. Проанализировать так диск каждого пользователя;
Аналогично очистить хранилище данных в каждой рабочей группе.

В каждом разделе после удаления файлов следует очищать корзину. Только в этом случае данные будут действительно удалены. Результат принятых мер можно увидеть не сразу, так как обновление информации о свободном месте на портале происходит один раз в сутки. Также, в новом релизе Битрикс24, который уже скоро появится, механизм очистки места для администратора портала сильно упростится.

Если всех этих мер окажется недостаточно для эффективной работы с хранилищем данных Битрикс24, организация всегда может воспользоваться неограниченным местом на диске, подключив тариф «Компания».

Чтобы задать вопрос по Битрикс24 или перейти на платный тариф, обратитесь к нам. Мы решаем любые задачи по Битрикс24, начиная с простых консультаций и до перехода на платные тарифы или коробочную версию. Статус «Золотого партнера Битрикс24» гарантирует нашу квалификацию, а штат программистов на Битрикс24 — возможности любых индивидуальных доработок и интеграций.

У вас похожая задача? Оставьте заявку, и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время и подробно проконсультируют.

Многие забывают о том, что свой собственный облачный корпоративный диск, кстати приличного объема, похожий на Яндекс-диск есть и у вашего портала Битрикс24.

Основное отличие заключается том, что вложение, перемещение, копирование файлов на Яндекс диск между компьютером и системой можно проводить только вручную.
А в Битрикс24.CRM все ручные операции обмена файлами внутри CRM, между компьютером и общим диском могут осуществляться автоматически с помощью специального, бесплатного приложения Desktop.

Возможность организации автоматического обмена файлами обеспечивает приложение Desktop и это только одна из немногих его приятных функций. Кроме этого приложение является отдельным интерфейсом, в котором объедены:

Упрощенный браузер портала Битрикс24.CRM.
Чат.
Видео звонки.
Сообщения и уведомления.

На нашем портале установлено это приложение, проверим результаты его работы.

На локальном диске компьютера (любой оговоренном месте) у нас создаются рабочие папки. В нашем примере по регламенту компании в отдельной главной папке «Компании» автоматически создаются папки с названиями компаний.

По сценарию менеджер достиг стадии, на которой он должен создать проект договора, устранить разногласия, согласовать и подписать его с клиентом. Генерация типового договора на оказание услуг происходит с автоматической подстановкой всех необходимых данных с помощью стандартного модуля «Документы» и занимает порядка 20 секунд.

Все подготовлено, все формальности соблюдены и для перехода в следующий статус необходимо сохранить подписанную электронную копию договора в специально выделенном обязательном поле карточки сделки. Робот проверяет выполнил ли эту операцию менеджер и позволит совершить следующие шаги только если файл будет вложен и сохранен.

На это этапе в нашем примере система запрашивает разрешение ответственного создать новую группу или проект под конкретный заказ. Мы категорически приветствуем такой подход, так как он позволяет содержать все задачи и документы по проекту в строгом порядке и упрощает работу с большими постоянно обновляющимися массивами информации.
Вернемся в папку нашего клиента, при создании нового проекта или сделки, если менеджер принял предложение системы, то мы увидит новую папку с названием очередного проекта.
Если настроены роботы автоматизации, то копия согласованного и подписанного клиентом договора также попадает и доступна в папке проекта.
Менеджер продолжает сопровождение сделки и активирует клавишу генерации счета, эта процедура штатная и обычно занимает не более 1-2 минут.

Откроем 1С портал со стороны сотрудника бухгалтерии, видит, что: Сделка, созданная в Битрикс24.CRM успешно «перетекла» в 1С.

Новая компания, контакт, товар и счет находятся в нужных местах и заполнены корректной информацией.
Считаем, что деньги поступили на счет.
Выполним работу бухгалтера, проведем счет по карточке и закроем ее.

Со стороны менеджера вернем в портал и убедимся, что счет поменял статус на оплачено.

Если не подключена автоматика, то переход в следующий статус, заполнении поступившей суммы осуществляется вручную ответственным. Продолжаем обязательные действия:

Заполним поле – «Дата желательной готовности».
Назначим исполнителя и запустим производство.
Когда исполнитель завершит работу, то отправим ее клиенту.
Получаем обратную связь и подтверждение об отсутствии замечаний.

Наконец наступает заключительная фаза сделки - подготовка акта, согласование и обмен файлами между сотрудниками отдела продаж и бухгалтерии через общий диск Битрикс24.CRM.

При переходе на следующий статус сотруднику бухгалтерии в Битрикс24.CRM ставится задача подготовить акт по сделке и выложить его в поле карточки сделки. Для удобства в теле задачи прикладывается прямая ссылка на парку клиента, где хранятся все необходимые документы, договор и копия счета.

Сотрудник бухгалтерии штатным образом в 1С генерирует и сохраняет электронную копию акта.

Если в прошлом видеоролике процедура сохранения была обычной, сначала сохранялся акт на диске сотрудника, потом файл перетаскивался вручную в нужную папку, то теперь процедура значительно упростилась и сократилась.

Сотрудник бухгалтерии:

Активирует кнопку сохранить.
В поисковой строке-куда набирает номер нужной сделки-заказа и поисковая строка и фильтр открывает нужный адрес.
Сохраняет акт и закрывает задачу.

Возвращаемся в Битрикс24.CRM и контролируем – акт находится в нужной папке. Нужный результат постигнут.

Читайте также: